Riunire manager e rete commerciale, più di 650 persone; rassicurarli e tranquillizzarli, ma soprattutto motivarli e farli sentire parte di un progetto solido e in crescita.
Questi i presupposti della sfida che Berner Italia ci ha lanciato per dare vita a un evento unico e straordinario. Tre mesi di progettazione, in cui il dialogo e la collaborazione con il cliente sono stati strumenti fondamentali.
Prima sfida: la location perfetta
Berner Italia è stata chiara fin da subito: voleva strutture moderne, dall’estetica e dalle finiture curate, che trasmettessero l’idea di una azienda al passo con i tempi e con un occhio di riguardo al futuro; spazi versatili che sapessero accogliere – nell’arco di un’unica giornata – tante e diverse attività, di dimensioni ed esigenze molto differenti tra di loro. Il tutto racchiuso in un contesto piacevole e con un panorama suggestivo.
È così che, dopo una fase di scouting del territorio, siamo arrivati a scegliere il Centro Congressi di Riva del Garda: una perla incastonata a nord del Lago, che è stata la cornice perfetta per l’evento.
Seconda sfida: gestire 650 persone
Definita la location, siamo passati all’organizzazione logistica vera e propria: abbiamo gestito le prenotazioni, i desideri e le esigenze di tutti i 650 ospiti, cercando di soddisfare i bisogni di ciascuno e facendoli sentire accolti e benvenuti.
Terza sfida: la logistica
Per garantire che gli ospiti arrivassero all’evento, abbiamo organizzato 5 pullman da Verona diretti a Riva del Garda, più altri 5 shuttle per i transfer coordinati tra le 10 strutture alberghiere distribuite sul territorio. Ad ogni navetta abbiamo, poi, attribuito una persona di riferimento facente parte dello staff di 20 ragazze e ragazzi, che abbiamo scelto per la loro professionalità e abilità nel gestire eventi di così grande e complessa portata.
Il gran finale: la direzione artistica guarda alle stelle
Un convegno così importante aveva bisogno di un finale all’altezza e il desiderio di Berner Italia era ispirare la platea con una storia piena di professionalità e competenza. Così abbiamo puntato in alto, fino alle stelle. Abbiamo deciso di invitare Umberto Guidoni, il primo astronauta europeo a visitare la Stazione Spaziale Internazionale.
Arrivare a nomi di questo calibro non è facile. Non te lo insegnano nei master di organizzazione di eventi, e di certo non è scritto nei manuali. Sono l’esperienza, la creatività e le relazioni costruite nel tempo, mescolate a un pizzico di fortuna, che ci hanno permesso di portare a Riva del Garda una figura di valore assoluto a livello internazionale, in grado di incantare il pubblico, rimasto a bocca aperte di fronte ai racconti e alla grande umanità del nostro ospite d’onore.
L’evento è stato per noi tanto faticoso quanto pieno di soddisfazioni, come testimonia l’altissimo indice di gradimento dei questionari che ci sono stati lasciati dai 650 ospiti.
Tutto questo per raggiungere un solo e chiaro obiettivo: la massima soddisfazione del cliente e dei suoi ospiti.
