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Progettare, organizzare e realizzare un evento non è facile come potrebbe sembrare. Sono necessarie delle competenze specifiche, di modo che al momento giusto tutto sia pronto e al proprio posto. La figura che si occupa dell’organizzazione degli eventi e ne gestisce la realizzazione è il Meeting Planner.

Quando qualcuno ti ingaggia per organizzare un evento importante per la sua azienda o un evento importante della sua vita, si aspetterà che tu sia pronto ad ascoltare le sue idee e non che tu imponga le tue o che tu sia certo delle sue priorità come se sapessi esattamente cosa desidera. È perciò importantissimo sapere ascoltare il proprio cliente così da poter costruire insieme un evento da sogno. Andiamo a scoprire quali sono le altre caratteristiche che deve avere un Meeting Planner.

Le 5 soft skills che rendono efficace il meeting planner

• Organizzazione e affidabilità: è necessaria un’ottima capacità organizzativa. L’importante è essere efficaci, sapersi dare le giuste priorità e assicurarsi che tutto sia fatto nei tempi e nei modi corretti.
• Gestione dello stress: la capacità di rassicurare e placare gli animi è indispensabile. Mantenere il sangue freddo in situazioni difficili o di fronte a imprevisti è fondamentale.
• Empatia e ascolto delle esigeneze: il bravo meeting planner deve saper dare la precedenza alle esigenze di ospiti e clienti, mostrando comprensione per le problematiche altrui e trovando soluzioni efficaci, anche nei momenti più difficili. Un punto fondamentale è sempre prima sapere tutti i dettagli dell’evento e solo allora proporre suggerimenti.
• Attenzione al dettaglio: l’organizzatore attento è quello che in ogni momento sa tutto quello che succede ed è sempre aggiornato, al dettaglio, sullo stato dei lavori in tutti gli ambiti dell’evento. La sincronizzazione fra tutti i fornitori è fondamentale.
• Flessibilità: è la capacità di trovare soluzioni alle situazioni impreviste. In ogni evento l’imprevisto è dietro l’angolo, e il piano B è l’arma vincente dell’organizzatore.

In ogni caso solo l’esperienza potrà insegnare ad un Meeting Planner come poter rendere unico ogni evento.