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Gli eventi digitali hanno acquisito un’enorme importanza, in questo periodo, a causa delle limitazioni imposte dalla pandemia. Le possibilità tecnologiche sono molteplici e offrono già una solida infrastruttura per la riuscita organizzazione di eventi virtuali e diversi tipi di meeting.
Il mondo degli eventi ha dovuto affrontare il profondo cambiamento di abitudini e necessità che la situazione sanitaria ha portato nel settore.
Questa nuova era digitale, fatta di esperienze virtuali e ibride, cerca tuttavia di preservare gli aspetti più preziosi degli eventi “live”, come l’interazione tra i partecipanti e il networking.
Eventi e convention rimangono fondamentali per il marketing e la comunicazione, per il lancio di nuovi prodotti e la valorizzazione del brand, per cui le aziende stesse hanno incentivato la migrazione verso le nuove possibilità offerte dagli strumenti digitali.

Cos’è esattamente un evento virtuale?

Lo spazio fisico degli eventi a cui eravamo abituati diventa virtuale: si utilizza infatti una piattaforma online che costituisce il perimetro dell’evento, a cui può collegarsi un numero anche molto elevato di partecipanti.
Grazie a queste nuove tecnologie, ogni azienda può creare un evento digitale che, a livello strategico e operativo, sia finalizzato a ottenere i propri obiettivi.

Eventi digitali: a ciascuno il suo

Esistono diversi tipi di eventi virtuali, vediamo i principali:

• Webinar: è l’evento digitale per definizione, è limitato nella durata (solitamente non più di alcune ore) e si interagisce tramite chat, sessioni Q&A o survey durante l’evento stesso.
• Online Meeting: è una riunione a porte chiuse su temi definiti in precedenza, può coinvolgere pochi partecipanti. Solitamente vi è un moderatore che gestisce la riunione online.
• Digital (Daily) Event: eventi virtuali a tutto tondo. Con questa tipologia di eventi è possibile virtualizzare qualsiasi spazio, inserire speech di diversi relatori, creare sondaggi e tavole rotonde. Non manca la possibilità di inserire momenti di intrattenimento o approfondimenti. Gli ospiti hanno la possibilità di interagire e vi è sempre una regia che segue tutte le attività e le sessioni.
• Virtual Fair: Una vera e propria fiera virtuale che comprende meeting, tavole rotonde, chat e dove è possibile creare uno spazio virtuale completamente personalizzato.
  Le tecnologie 3D permettono infatti una vera e propria immersione nella realtà virtuale, è possibile creare un avatar personalizzato per poter interagire con gli altri ospiti.

Il partecipante potrà camminale tra gli stand, progettati dalle aziende, per decidere cosa vedere, come se si trovasse in una fiera tradizionale. Potrà esaminare prodotti, confrontarsi con gli operatori, visualizzare video, seguire live streaming: le possibilità sono innumerevoli.

Tornare a concentrarsi sul contenuto

In questo momento di transizione per chi, come noi, organizza eventi da decenni, è essenziale tenere il passo, dimostrare di aver maturato una certa resilienza e proporre nuovi contenuti e nuove strategie che possano continuare a creare un ritorno di immagine ad aziende consolidate che guardano al futuro con ottimismo.

Sicuramente gli eventi digitali hanno cambiato il nostro modo di lavorare e portato cospicue novità. Negli eventi “dal vivo” il focus iniziale era il contenuto da veicolare, questo portava poi all’evento, al networking seguente, per poi puntare sull’intrattenimento.
Oggi, con gli eventi online, è importante instaurare una connessione di valore, intrattenere gli ospiti per mantenere la concentrazione, svincolarsi dalla formalità dell’evento virtuale e puntare tutto sul contenuto: il vero protagonista dell’evento virtuale.

“Content is the King” è ormai un mantra per gli organizzatori di eventi, oltre che per chiunque si occupi di marketing o storytelling.
Nel mondo dello streaming, per esempio, questa rivoluzione è in atto da tempo: per servizi come Netflix o Amazon Prime Video i contenuti sono la chiave del successo e il catalogo viene costantemente aggiornato e ampliato in base all’analisi dei dati che si ricevono dagli utilizzatori e all’emergere di target da gratificare.

Grazie alla Convention Berner abbiamo fatto nostro questo principio e connesso più di 800 persone, rispettando le norme di sicurezza.
I contenuti sono stati studiati per mesi e poi esposti grazie a relatori presenti in studio di registrazione. Gli ospiti hanno potuto interagire durante l’evento e hanno partecipato a un sondaggio online. I messaggi sono arrivati chiari e coincisi, e non è mancato l’entusiasmo di tutti gli ospiti nel potersi ritrovare, anche se virtualmente.
Nonostante gli eventi in presenza ci manchino molto, non possiamo negare che gli eventi digitali abbiano diversi vantaggi. Proviamo ad elencarne alcuni.

Vantaggi degli eventi virtuali

• Raggiungere una platea più ampia, anche al di fuori dei confini nazionali.
• Superare la distanza fisica.
• Ridurre tempi e costi organizzativi.
• Aumentare l’interazione con i partecipanti con sondaggi live e sessioni Q&A e tra i partecipanti e la loro rete sociale.
• Rimanere in contatto con gli invitati condividendo con loro media e contenuti dell’evento.
• Creare sondaggi di gradimento.
• Ottenere statistiche in tempo reale, analizzare e scaricare tutti i dati raccolti e i risultati.
• Consentire l’accesso e l’inclusione di persone con limitata o nulla mobilità.
• Massima sicurezza dovuta al distanziamento fisico.

L’obiettivo finale dell’evento digitale è fornire valore ai partecipanti, facendo in modo che sia allineato alle loro aspettative. Tutto dipende, quindi, dalle finalità che ci si pone e dal tipo di pubblico: se i contenuti di alto livello sono indicati per catturare l’attenzione dei potenziali prospect, quelli più tecnici sono perfetti per un pubblico di addetti ai lavori, interessati ad approfondire l’argomento.
L’utilizzo della gamification risulta un’ottima strategia per premiare chi scopre più contenuti o per creare maggior engagement e un’interconnessione reale con tutti i partecipanti.

La necessità di creare eventi digitali è stata la molla per sviluppare nuove applicazioni, piattaforme, strumenti e strategie per creare eventi immersivi per i nostri partecipanti da remoto. Siamo certi che questo si rifletterà in un beneficio anche per gli eventi live, che saranno più coinvolgenti, phygital (physical e digital insieme), connessi e, in ultima analisi, più efficaci, capaci di creare opportunità e relazioni preziosi.